At a Glance
- Tasks: Manage conference operations from contract signing to client departure.
- Company: Boutique hotel in the heart of Old Montreal, part of Marriott International.
- Benefits: Competitive salary, dynamic work environment, and opportunities for growth.
- Other info: Opportunity to work in a historic location with a focus on teamwork.
- Why this job: Join a vibrant team and create memorable experiences for guests.
- Qualifications: Strong organizational skills, bilingual in French and English, and excellent communication.
The predicted salary is between 49500 - 60500 $ per year.
Présentation de l’établissement
Situé au cœur du Vieux-Montréal, l’AC Hotel Old Montreal est un hôtel boutique de 124 chambres, membre de Marriott International.
L’établissement offre une expérience moderne et épurée, adaptée à une clientèle affaires et loisirs, et bénéficie d’un emplacement stratégique à proximité du Palais des congrès et du Vieux-Port.
Objectif du poste
Le Gérant des conférences est responsable de la gestion opérationnelle des groupes, de la signature du contrat jusqu’au départ du client.
Il assure la coordination complète des opérations groupes, le respect des échéanciers et la communication entre les départements.
- Se reporte au Directeur des Ventes et Marketing
- Responsabilités principales
- Mise en place des dossiers groupes
- Création des groupes dans les systèmes (PMS, MARSHA, Delphi)
- Vérification des informations contractuelles
- Mise en place des liens de réservation et suivi des inventaires
- Gestion financière et dépôts
- Préparation et envoi des proformas
- Suivi actif des échéanciers de dépôts
- Relance client afin d’assurer le respect des paiements
- Coordination avec le département finance
- Coordination et préparation des événements
- Production des BEO (Banquet Event Orders) dans les délais requis
- Élaboration et diffusion des Group Resumes
- Vérification de l’exactitude des informations opérationnelles
- Suivi des rooming lists et demandes clients
- Animation et communication interne
- Organisation et animation des réunions groupes et réunions BEO
- Communication avec les équipes opérationnelles (réception, entretien ménager, restauration)
- Suivi des actions avant arrivée
- Suivi pré-arrivée et séjour
- Préparation des arrivées groupes (assignations, VIP, demandes spéciales)
- Coordination quotidienne avec les départements pendant le séjour
- Gestion des demandes de dernière minute
- Départ et post-séjour
- Vérification de la facturation finale avec la finance
- Clôture des dossiers groupes
- Attribution des points Bonvoy après le séjour
- Mise à jour des systèmes (Delphi, notes clients)
Et assumer toutes autres responsabilités connexes nécessaires au bon fonctionnement du département et à la réussite des événements groupes
- Profil recherché
- Sens de l’organisation et rigueur
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Excellentes compétences en communication
- Bilingue français / anglais
- Connaissance des systèmes Marriott (un atout)
- Source: Urgo Hotels & Resorts Canada
- #J-18808-Ljbffr
Gérant(e) des Conférences employer: Urgo Hôtels Canada
Rejoindre Urgo Hotels Canada, c'est intégrer une équipe dynamique au sein de deux hôtels récemment rénovés à Montréal, où l'excellence du service et le confort se rencontrent. En tant que gestionnaire des ventes, vous bénéficierez d'un environnement collaboratif, de programmes de développement professionnel, ainsi que d'avantages tels qu'un régime de retraite avec contribution de l'employeur et des rabais exclusifs dans plus de 8 000 hôtels Marriott à travers le monde. Notre culture inclusive et notre engagement envers la diversité font de nous un employeur de choix pour ceux qui cherchent à évoluer dans le secteur hôtelier.
