Agente d’information intermédiaire, Agent d’information intermédiaire, Comptes étudiants in Ottawa

Sous la direction de la Superviseure associée du Service à la clientèle, agir à titre de spécialiste des dossiers financiers de la population étudiante de l’Université d’Ottawa. Accueillir les membres de la communauté étudiante, les renseigner et les conseiller sur leurs dossiers financiers, les modalités de paiement et de remboursement ainsi que les arrangements financiers afin d’assurer leur bonne compréhension de leurs relevés de compte, de contribuer à leur rétention et d’offrir un service à la clientèle hors pair.

Effectuer diverses tâches administratives, notamment l’évaluation des demandes de remboursement et le versement des fonds, l’analyse et le paiement des factures des fournisseurs, la mise à jour de l’information dans le système financier, ainsi que le suivi auprès des étudiantes et étudiants, des collègues et des autres facultés ou services.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Service à la clientèle : Accueillir, renseigner et conseiller les membres de la population étudiante en personne, par téléphone et par écrit au sujet de leurs dossiers financiers, des modalités de paiement, des demandes d’appel, des remboursements, des arrangements financiers, des règlements et des dates limites, et leur fournir de l’information sur d’autres services et partenaires susceptibles de répondre à leurs besoins. Assurer un service courtois et rapide en accord avec les normes institutionnelles d’excellence du service et projeter une image positive de l’Université d’Ottawa. Gérer la clientèle émotive ou hostile avec professionnalisme et, en cas d’insuccès, la référer à l’équipe conseil ou la supervision, selon la situation. Trouver des solutions efficaces aux nombreux problèmes présentés par la clientèle et référer les cas problématiques à la faculté ou au service concerné, selon le cas.
• Analyse : Consulter et mettre à jour les dossiers étudiants, interpréter l’information financière et saisir des données. Fournir des informations précises et expliquer en détail les procédures, les relevés de compte, les formulaires d’impôt (T2202A, T4A, Relevé 8), etc. Effectuer un premier diagnostic des cas d’exception en fonction de règles internes et évaluer la nécessité de référer la clientèle à une conseillère ou un conseiller. Établir un premier contact avec les autres services et partenaires susceptibles de répondre aux besoins des étudiantes et étudiants ou de les appuyer dans l’atteinte d’une résolution; bien orienter la clientèle.
• Gestion des opérations : Analyser et traiter les demandes de remboursement au Canada et à l’international. Suivre ces dossiers pour voir au respect des échéances administratives. Administrer les processus liés aux opérations financières courantes du secteur pour maintenir l’intégrité et la transparence des finances et assurer la conformité aux politiques. Mettre à jour les coordonnés des fournisseurs dans le système financier. Classer et gérer les dossiers de manière efficace pour préserver leur confidentialité et faire en sorte que les documents soient complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Rédiger et mettre à jour des manuels sur les procédures internes, les processus et les systèmes en lien avec ses responsabilités.
• Autres : Au besoin, participer à des projets spéciaux de l’équipe des comptes étudiants et du secteur ou à toute autre tâche connexe.

Ce Que Vous Apportez : Connaissance des principes d’administration et de comptabilité, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail. Connaissance des structures et des règlements des établissements postsecondaires, un atout. Au moins deux ans d’expérience en service à la clientèle à titre de personne-ressource. Expérience de la saisie et de la vérification de données. Au moins deux ans d’expérience dans l’interprétation, l’explication et l’application de règlements et de méthodes. Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris des systèmes financiers, des tableurs, des bases de données, d’Internet et du courriel. Tact, diplomatie et aptitude à entretenir des rapports et des communications efficaces dans les deux langues officielles (en personne, par téléphone et par écrit) avec la population étudiante, les parents, les organismes parrains, les services et les facultés de l’Université. Bon jugement, minutie et souci du travail bien fait. Capacité d’apprendre et de retenir une multitude de règlements, de procédures et de renseignements très précis. Capacité de comprendre et d’interpréter les besoins de la clientèle. Aptitudes organisationnelles et capacité à travailler rapidement sous pression. Aptitudes pour le travail d’équipe. Aptitudes en communication, en relations interpersonnelles et en résolution de problèmes. Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa : Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification, Initiative, Souci du service à la clientèle, Travail d’équipe et coopération.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement.