At a Glance
- Tasks: Provide administrative support and ensure smooth operations in a dynamic educational environment.
- Company: University of Ottawa, committed to diversity and inclusion.
- Benefits: Competitive salary, supportive work culture, and opportunities for professional growth.
- Other info: Encourages applications from diverse backgrounds and offers a collaborative workplace.
- Why this job: Join a top-ranked faculty and make a difference in education.
- Qualifications: Post-secondary education in administration and at least two years of relevant experience.
The predicted salary is between 81000 - 99000 $ per year.
Remplacement d'un poste permanent
Type D'emploi: Employé
Durée anticipée en mois: N/A
Nombre De Postes à Pourvoir: 1
Faculté/Service - Département: Cabinet de la doyenne ou du doyen
Campus: Campus principal
Affiliation Syndicale: PSUO
Date D'affichage (AAAA/MM/JJ): 2026/10/29
Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ): 2026/11/09
Heures Par Semaine: 35
Classe Salariale: SSUO Grade 07
Échelle Salariale: $62,027.00 - $78,349.00
Raison d'être du poste: Sous la responsabilité de la Spécialiste intermédiaire des ressources humaines professorales, le titulaire fournit un soutien administratif au directeur de département au sein d'une faculté pour assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets.
Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
- Service à la clientèle: Accueillir, informer et rediriger les personnes de l'interne et de l'externe au nom du directeur. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur, en juger la pertinence et l'urgence pour assurer les suivis et impliquer le directeur lorsque nécessaire.
- Rédaction administrative: Rédiger, réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur. Assister aux réunions de la direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d'assurer les suivis des décisions prises.
- Gestion du calendrier et des réunions: Gérer le calendrier du directeur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d'assurer l'emploi optimal de son temps.
- Arrangements des voyages: Coordonner les arrangements des voyages pour le directeur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d'obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires.
- Recrutement du personnel enseignant: Coordonner la logistique relative aux processus d'embauche du personnel enseignant notamment, l'affichage, la sélection, les entrevues et l'intégration des nouveaux employés.
- Opérations scolaires: Effectuer une variété de tâches pour soutenir les opérations scolaires du département.
- Gestion de dossiers: Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers.
- Production de rapports: Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports.
- Documentation: Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l'interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.
Ce Que Vous Apportez:
- Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.
- Au moins deux (2) années d'expérience manifestées dans un rôle semblable.
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
L'Université d'Ottawa s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion où l'esprit d'équipe, l'innovation et la créativité nourrissent notre quête d'excellence.
Adjointe administrative intermédiaire, adjoint administratif intermédiaire, Cabinet de la doyenne ou du doyen employer: University of Ottawa
The University of Ottawa is an exceptional employer, offering a dynamic and inclusive work environment that prioritizes diversity and equity. As a part-time professor in the Faculty of Education, you will have the opportunity to engage with motivated students while contributing to innovative research and teaching practices. The university fosters professional growth through collaborative initiatives and provides a supportive atmosphere that values creativity and respect.
