Adjoint(e) exécutif(ve) aux élu(e)s (Comité exécutif) in Montréal

Consultation de l'offre d'emploi numéro: GREF-26-TEMP-216880-2-A

Organisation: Service du greffe / Division soutien aux personnes élues

Destinataires: Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externes

Type d'emploi à pourvoir: Emploi temporaire

Période d'inscription: Du 15 au 26 octobre 2026

Adresse: 275, rue Notre-Dame Est | Facile d'accès en transport en commun, à proximité de la station de métro Champ-de-Mars

Ce processus pourrait servir à pourvoir d’autres postes de cet emploi ou de la même famille d’emplois dont le profil recherché est similaire, au Service du greffe.

Vous avez le sens de l'organisation, êtes dynamique et souhaitez avoir un impact positif sur la communauté montréalaise dans un cadre de soutien administratif. La division du soutien aux personnes élues et aux membres du comité exécutif recherche 2 personnes comme vous pour joindre son équipe.

Cette équipe, non partisane, offre des services de soutien-conseil auprès de la mairesse de Montréal, des membres du comité exécutif et des conseillers et conseillères associé(e)s pour leur permettre de réaliser leur mandat.

Votre mandat:

• Véritable personne-ressource, vous offrez un soutien administratif et de secrétariat non partisan de haut niveau aux membres du Comité exécutif, en veillant au bon déroulement de leurs activités grâce à votre rigueur, votre discrétion et votre sens de l'anticipation.
• Pour un poste, vous travaillez en étroite collaboration avec des élu(e)s; pour l’autre poste, vous assurez un soutien essentiel aux trois directrices du cabinet.
• Gérez les courriels, les demandes et l’agenda des personnes qui vous sont attitrées, coordonnez les rendez-vous et veillez à l’optimisation de leur emploi du temps.
• Planifiez et coordonnez les rencontres, événements, comités, déplacements et activités de représentation ainsi qu’effectuez le suivi des engagements entre les différentes parties prenantes.
• Assurez le suivi des cas particuliers adressés à la mairesse et aux élu(e)s de la part des citoyens, des services, des organismes et des corporations.
• Analysez les dossiers et les documents en fonction des urgences, en faites la distribution et effectuez le suivi des échéances.
• En collaboration avec l’équipe du cabinet, préparez, révisez et mettez en forme divers documents administratifs, notes de breffage, présentations et correspondances.
• Assurez le lien entre le Cabinet de la mairesse, les élu(e)s, les services municipaux, les partenaires, liens inter-unités ainsi qu’avec les organismes internes et externes.

PROFIL RECHERCHÉ:

• Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat, soutien administratif ou diplôme d'études collégiales (D.E.C.) en bureautique ou autre domaine jugé pertinent.
• 4 années d’expérience pertinente correspondant aux défis et responsabilités identifiés au présent affichage.
• Très bonne maîtrise du français oral et écrit, habileté en rédaction.
• Excellente gestion des priorités, rigueur et souci du détail.
• Diplomatie, discrétion et professionnalisme.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365.

Ce poste relève de l’Administration de la Ville, il est contractuel et non politique.

La Ville de Montréal propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières.

Inclusive, la Ville s'efforce de réduire les obstacles dans les milieux de travail rencontrés par les personnes en situation de handicap et met en place des mesures facilitant l’accessibilité.