Hybrid Legal Admin Assistant, Business Law & Tax in Montréal

Chez McMillan, nous adoptons l’innovation et faisons un usage stratégique et réfléchi de la technologie, y compris de l’intelligence artificielle (IA). Toutefois, notre processus de recrutement demeure profondément axé sur l’humain. Nous n’utilisons pas l’IA pour la présélection des curriculum vitae ou la sélection des personnes candidates. Chaque demande est examinée attentivement par un.e membre de notre équipe de recrutement et les décisions d’embauche sont prises suivant des évaluations et entrevues collaboratives.

Aimeriez-vous faire partie d’un cabinet des affaires de premier plan et progressiste au Canada? McMillan vous propose un poste intéressant d’adjoint administratif juridique / adjointe administrative juridique à son bureau de Montréal en droit des affaires. À titre de membre d’une équipe composée d’avocat.e.s et de parajuristes, vous jouerez un rôle clé dans la gestion des volets juridique et administratif. À noter que ce poste offre un mode de travail hybride. Chaque semaine, vous bénéficierez de quelques jours en télétravail, combinés à des journées en présentiel au bureau. Cette organisation est en place dès votre arrivée chez McMillan!

Vos tâches :

• Vous agirez en tant que personne-ressource pour votre équipe, lui offrant les conseils et le soutien dont elle a besoin pour rester organisée.
• Vous soutiendrez les besoins administratifs quotidiens d’une équipe de professionnel.les du droit, entre autres en gérant les agendas, en coordonnant les réunions, en organisant les déplacements et la participation aux conférences, en demandant des recherches de conflits et en ouvrant de nouveaux dossiers de clients.
• Vous soutiendrez l’élaboration et la révision de documents en préparant des versions balisées ou avec suivi des modifications, en saisissant les changements et en contribuant à la rédaction des versions initiales.
• Vous serez responsable de documents dans le système de gestion des documents (DMS), ce qui comprend en procédant à leur enregistrement et à leur organisation selon les conventions d’appellation requises.
• Vous préparerez et gérerez les rapports de dépenses.
• Vous prêterez assistance pour les entrées de temps, les processus de gestion des dossiers et apporterez votre soutien pour les tâches d’impression et autres travaux administratifs, selon les besoins.
• Vous préparerez les pages de signature, les copies des documents à faire signer ainsi que les dossiers DocuSign, et vous assurerez la compilation des copies des ententes dûment signées.
• Vous fournirez un soutien transactionnel, notamment en assurant la gestion et la mise à jour des agendas de clôture, en aidant aux clôtures et à la préparation des cahiers de clôture une fois les transactions conclues.
• Vous aiderez à la gestion des inscriptions et des autorisations fiscales auprès de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec.
• Vous tirerez parti de la technologie pour soutenir un service client efficace et de haute qualité.

Votre savoir-faire :

• Vous avez de l’entregent et de solides compétences administratives et organisationnelles.
• Vous manifestez un intérêt marqué pour le droit des affaires et possédez une expérience d’étroite collaboration avec des professionnels du droit pour la rédaction de documents et d’ententes juridiques, notamment dans le cadre de clôtures et de transactions.
• Vous avez le souci du détail, êtes capable de respecter les échéances avec efficacité et savez bien travailler en équipe tout en offrant un niveau exceptionnel de service client.
• Vous vous adaptez bien à l’évolution technologique et vous maîtrisez Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
• Vous avez de l’expérience avec DeskSite-iManage (DMS), Intapp et 3E ou un logiciel similaire de gestion de documents, d’ouverture de documents ou de comptabilité.
• Bilinguisme requis pour les clients et partenaires situés à l’extérieur de la province de Québec.

McMillan vous offre :

• Croissance
• Mentorat et soutien
• Formation au fur et à mesure de l’évolution des logiciels
• Rémunération concurrentielle et gamme d’avantages sociaux
• Milieu de travail agréable

L’inclusion et la diversité sont des éléments essentiels de notre culture chez McMillan et concordent avec nos valeurs fondamentales que sont le respect, le travail d’équipe, l’engagement, le service aux clients et l’excellence professionnelle.

Nous sommes fiers de la qualité soutenue et de l’excellence des services que nous offrons et favorisons un milieu de travail positif et collégial qui soutient le mentorat, suscite l’enthousiasme et instille l’excellence professionnelle. Nous nous efforçons de donner le meilleur de nous-mêmes dans l’atteinte de nos objectifs et de ceux de nos clients.

Si ce poste est pour vous et que vous résidez à Montréal ou dans la région de Montréal, nous avons hâte de vous connaître.