Gestionnaire administratif.ive in Montréal

Sous la responsabilité du.de la directeur.rice adjoint.e chargé.e de l'administration, le.la Gestionnaire administratif.ive est chargé.e de planifier, de développer et de mettre en œuvre les processus opérationnels liés aux finances, aux ressources humaines, aux opérations et aux affaires étudiantes, afin de soutenir deux centres de services administratifs (ASC) de la Faculté des arts. Il.elle met en œuvre les normes relatives aux niveaux de service des unités et apporte un soutien managérial concernant les buts et objectifs des ASC. Il.elle met en œuvre de nouvelles initiatives qui s'inscrivent dans la direction stratégique des ASC. Il.elle supervise directement le personnel administratif.

Responsabilités principales

• Superviser les budgets et les dossiers de financement des étudiants, ainsi que l’attribution des fonds destinés aux étudiants de premier cycle et de deuxième cycle.
• Élaborer, planifier, mettre en œuvre et améliorer les politiques et les programmes relatifs aux affaires étudiantes et à l’orientation pour les ASC5 et ASC6.
• Fournir des conseils professionnels aux directeurs de programmes de premier cycle et de deuxième cycle concernant les propositions et révisions de cours, ainsi que les propositions et révisions de programmes.
• Gérer les processus d’établissement des emplois du temps en collaboration avec les directeurs de programmes.
• Superviser le recrutement et la nomination des stagiaires de recherche de premier cycle et de deuxième cycle, des assistants d’enseignement ainsi que des boursiers postdoctoraux, chercheurs et universitaires.
• Traiter les lettres d’offre d’emploi et les licenciements, et tenir à jour les dossiers des employés dans Workday.
• Répondre aux questions et apporter son expertise et ses conseils professionnels aux étudiants et au personnel sur diverses questions liées aux étudiants, aux ressources humaines et aux affaires académiques.
• Résoudre les problèmes liés à Workday pour les clients de l’unité.
• Analyser et prendre des décisions sur diverses questions relatives aux affaires étudiantes.
• Superviser directement une équipe de trois agents de soutien administratif.
• Assurer la liaison avec d’autres unités de l’université concernant les nouveaux recrutements.
• Fournir un soutien transversal aux autres responsables administratifs de l’ASC.
• Présider des réunions hebdomadaires pour discuter des questions liées à la charge de travail et des nouveaux projets.
• Gérer les ressources matérielles et les espaces des unités.
• Analyser l’inventaire des espaces et collaborer avec les services techniques.
• Attribuer des espaces aux étudiants et s’assurer que tous les aspects logistiques sont correctement mis en place.
• Gérer l’organisation des réunions, des conférences et des événements spéciaux.

Autres compétences et/ou aptitudes requises

• La connaissance des différentes conventions collectives constitue un atout.
• Capacité avérée à communiquer efficacement et à interagir de manière professionnelle.
• Capacité à gérer des volumes de travail importants et à s’adapter au changement.
• Une expérience dans le recrutement et l’intégration de boursiers postdoctoraux, de chercheurs et d’universitaires constitue un atout.
• Capacité à rationaliser les processus et à identifier les axes d’amélioration.
• Solides compétences en organisation et en gestion de projet.
• Capacité avérée à travailler dans un environnement informatisé.
• Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit.
• Orientation client et sens du service.

Avantages sociaux

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie).
• Régime de retraite à cotisations définies.
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI).
• Politique de vacances compétitive.
• Deux (2) journées personnelles.
• Deux (2) congés flottants.
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés.
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre.
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier et leurs personnes à charge.
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet.

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais.

Formation Et Expérience Minimales Requises

• Baccalauréat.
• 3 Ans Expérience pertinente.
• Salaire Annuel (MPEX – Classe 04) $66,190.00 - $82,740.00 - $99,290.00.

Date Limite Pour Postuler: 2026-10-26

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté.