Responsable du contrôle des documents - Quebec in Québec

Lieu de travail : Quebec City, Quebec

Niveau du poste : Niveau intermédiaire

Département : Contrôle des documents

Type d'emploi : À temps plein

Aperçu de la position : En tant que Responsable du Contrôle des Documents, vous gérerez et dirigerez les équipes de contrôle documentaire pour les grands projets à travers le Québec. Vous serez responsable d'établir le flux et la distribution des documents pour les équipes de conception et de construction au bureau de projet. Assurez-vous que toutes les pratiques et procédures respectent les exigences de conservation des documents du projet et effectuez des audits périodiques pour garantir une conformité continue. Mettez en place des procédures pour assurer le traitement rapide des documents afin de respecter les dates de livraison établies. Collectez et enregistrez tous les documents contractuels et la documentation du projet, de la phase d'appel d'offres jusqu'à l'achèvement du projet. Reproduisez, distribuez, stockez et récupérez la documentation.

Responsabilités :

• Gérer l'organisation et la maintenance d'un système de contrôle et de gestion électronique des documents.
• Développer et mettre en œuvre des procédures et processus spécifiques pour la réception et le cachetage des documents entrants, l'enregistrement, la distribution, le classement, la révision, l'approbation et la diffusion.
• Optimiser les processus de contrôle des documents afin de minimiser la manipulation double de l'information ou la saisie manuelle des données.
• Travailler activement à l'amélioration et/ou au développement des procédures, flux de travail et modèles du département. Montrer un engagement envers l'assurance qualité.
• Établir l'interface avec tout système de gestion de documents client ou partenaire.
• Former les équipes projet aux outils et processus de contrôle des documents afin d'assurer la conformité avec le plan de gestion du contrôle des documents du projet.
• Superviser, encadrer et développer le personnel junior et intermédiaire en contrôle des documents.
• Diriger toutes les modifications nécessaires pour personnaliser le système de contrôle et de gestion des documents afin de répondre aux exigences du projet.
• Collaborer avec les autres disciplines pour s'assurer que toute la documentation est traitée selon le planning du projet.
• Gérer les échéances et s'assurer qu'une communication appropriée est fournie (aux parties concernées) en cas de conflits de planning.
• Participer à tous les audits externes / internes selon les besoins, en étant pleinement conscient des plans, politiques et procédures appropriés et répondre efficacement aux demandes d'actions correctives.
• Maintien des jeux de dessins contrôlés.
• Établir des dossiers d'ingénierie/de documents conformément aux normes de conservation des enregistrements.
• Assemblage et compilation des packages de remise selon les exigences du projet.

Qualifications :

• Un diplôme ou une qualification postsecondaire pertinente est préféré.
• Plus de 8 ans d'expérience en gestion de documents, de préférence dans un rôle de leadership ou de supervision, dans un environnement d'ingénierie et/ou de construction est un atout.
• Expérience dans la compilation de documents pour la clôture et la remise de projets.
• Expérience des systèmes de gestion électronique des documents (SGED) (fortement souhaitée).
• Connaissance avancée des procédures de contrôle des documents et des systèmes de classement et de conservation des dossiers.
• Compréhension de base des pratiques d'ingénierie standard.
• Expérience d'administrateur avec Microsoft SharePoint, Projectwise, Aconex, Teambinder ou tout logiciel de contrôle documentaire équivalent.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer efficacement plusieurs priorités et délais.
• Excellente organisation et gestion du temps ; capacité à respecter les échéances.
• Capacité de décision et de résolution de problèmes.
• Capacité avérée à gérer plusieurs tâches simultanément et à répondre efficacement aux priorités changeantes.

Autres exigences :

• Assiduité et fiabilité.
• Travailler de manière productive et respecter les délais.
• Communiquer et interagir de manière efficace et professionnelle avec les superviseurs, les employés et d'autres personnes, individuellement ou en équipe.
• Effectuer le travail de manière sûre et efficace. Comprendre et suivre les instructions orales et écrites, y compris les panneaux d'avertissement, l'utilisation des équipements et d'autres politiques.
• Travailler pendant les heures normales d'ouverture afin d'organiser et d'achever le travail dans les délais impartis. Effectuer des heures supplémentaires et travailler les week-ends si nécessaire.

Nous offrons à nos employés à temps plein un ensemble complet d'avantages sociaux qui comptent parmi les meilleurs de notre secteur, notamment des régimes d'assurance médicale, dentaire et visuelle de premier ordre couvrant les employés éligibles et les personnes à leur charge, des programmes volontaires de bien-être et d'assistance aux employés, une assurance vie, une assurance invalidité, des régimes de retraite avec abondement, et de généreux congés payés.

Nous croyons à l'égalité des chances en matière d'emploi, sans discrimination, et nous respectons toutes les lois relatives aux droits de l'homme dans les provinces où nous exerçons nos activités.

Il n'y a pas de limite à ce que vous pourrez faire chez Kiewit. Votre travail aura un impact positif sur la vie des gens pour les générations à venir, que ce soit en réalisant ou en soutenant des projets qui fournissent aux collectivités une énergie fiable, des transports sûrs, de l'eau propre ou un accès aux soins de santé.

Ici, vous aurez d'innombrables occasions de développer votre expertise grâce à des expériences sur le terrain et aux occasions de formation et de développement en interne et en externe.

Kiewit, un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, est d'avis qu'une main-d'œuvre diversifiée est essentielle à la réussite de l'entreprise. Nous poursuivons nos efforts pour attirer, développer et conserver des employés de tous horizons qui se passionnent pour notre industrie.

Nous nous engageons à embaucher des vétérans et des militaires et nous considérerons l'expérience militaire pertinente comme étant équivalente aux exigences de qualification.