Coordonnateur administratif et de bureau / Office & Administrative Coordinator in Dorval

Lieu de travail : Dorval

Salaire : 50 000 $ à 55 000 $

Type de poste : Temps plein, permanent

Êtes-vous un(e) professionnel(le) de l'administration expérimenté(e) qui s'épanouit dans un environnement dynamique et qui aime porter plusieurs casquettes ? Il ne s'agit pas d'un simple poste de réceptionniste : nous recherchons une personne capable d'apporter une réelle expertise opérationnelle, de l'initiative et un esprit proactif.

Ce que notre client offre :

• Assurance collective dès le premier jour — 80 % des primes prises en charge
• 2 semaines de vacances + fermeture payée du bureau pendant le temps des fêtes
• 10 jours de congé personnel (congés payés)
• Compte bien-être annuel de 600 $
• Abondement au REER jusqu'à 3 500 $ par an

À propos du poste :

En tant que coordonnateur(trice) administratif(ive) et de bureau, vous serez le pilier du bureau, la personne qui veille à ce que tout se passe bien en coulisses. Vous gérerez la réception, bien sûr, mais vous coordonnerez également les prestataires, apporterez votre soutien aux événements organisés par les RH, vous occuperez de l'administration des biens immobiliers et veillerez à ce que le fonctionnement de notre bureau ne connaisse aucun accroc.

Vos missions :

• Réception et communication : Accueillir et orienter les visiteurs, les locataires et les fournisseurs de manière professionnelle et chaleureuse ; Gérer toute la correspondance entrante et sortante (locale et internationale) ; Gérer les communications par téléphone, e-mail et fax via Outlook ; Tenir à jour les répertoires des employés et des fournisseurs.
• Administration et logistique du bureau : Gérer les fournitures de bureau, les espaces cuisine, ainsi que les achats et le réapprovisionnement ; Coordonner la réservation des salles de conférence et la préparation des réunions ; Réserver des vols, des hôtels et des inscriptions à des conférences ; Préparer et traiter les envois par coursier.
• Soutien aux RH et à l'engagement des employés : Aider à la planification et à la logistique des événements d'équipe et des initiatives d'engagement des employés ; Coordonner la recherche de lieux, la prise de contact avec les prestataires, les invitations et le soutien sur place lors des événements ; Suivre les coûts liés aux événements et aider au contrôle du budget ; Fournir un soutien en matière de planification, de préparation de documents et d'administration générale aux RH.
• Administration des biens et des installations : Coordonner les renouvellements et les corrections des certificats d'assurance avec les fournisseurs ; Gérer la documentation des fournisseurs, y compris les bons de commande et les lettres de quittance ; Attribuer les vignettes de stationnement et les codes d'accès, et saisir les données dans les systèmes ACCS et Winpak ; Saisir les factures dans Payscan ; passer des commandes de plans architecturaux selon les demandes.

Ce que vous apportez :

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français
• Solide expérience dans un rôle administratif ou de coordination de bureau
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer des priorités concurrentes
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule pour des courses professionnelles occasionnelles
• Diplôme d'études secondaires ou équivalent minimum ; une formation ou une expérience administrative supplémentaire est un atout
• Personne de confiance, responsable et à l'aise avec la gestion d'informations confidentielles

Autre exigence linguistique : anglais - Niveau de maîtrise requis : avancé - Justification de l'exigence linguistique : Communication avec les clients, collaboration au sein de l'équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, service client - Fréquence d'utilisation : Constante (pour presque toutes les tâches).

Intéressé(e) ? Envoyez votre CV au format Word à Cristina Bilbao à l'adresse cristina.bilbao@quantum.ca.