Adjoint exécutif - Blue Man Group et VStar Entertainment | Executive Assistant - Blue Man Group & VS in Montréal

Soutien administratif

Poste à temps plein

Sommaire du poste

Relevant directement de la Présidente, le/la Adjoint exécutif assure un soutien clé à la gestion et à la coordination des activités du bureau de la Présidente et contribue au bon fonctionnement du comité de gestion. Il/elle assure notamment la gestion des priorités, des rencontres, des déplacements, des communications et des suivis, tout en facilitant les interactions avec les équipes internes, les partenaires et les collaborateurs externes.

La personne recherchée est proactive, organisée, rigoureuse et discrète, avec une grande capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Principales responsabilités

• Soutien à la Présidente et au comité de gestion
  • Assurer le soutien quotidien à la Présidente dans la gestion de ses priorités, de son agenda et de ses différents engagements.
  • Coordonner les rencontres de la Présidente et du comité de gestion, incluant les invitations, la préparation des documents, la logistique et les suivis.
  • Préparer les documents, présentations, comptes rendus, tableaux de suivi et autres outils nécessaires aux rencontres et prises de décision.
  • Assurer le suivi des décisions, actions et échéanciers auprès des différents responsables.
  • Agir comme point de contact entre le bureau de la Présidente, les membres du comité de gestion, les équipes internes et les partenaires externes.
• Coordination des déplacements et soutien administratif
  • Coordonner les déplacements professionnels de la Présidente, incluant les itinéraires, réservations, rencontres et autres besoins logistiques.
  • Assurer un soutien administratif aux membres du comité de gestion pour leurs déplacements professionnels, comptes de dépenses et autres besoins ponctuels ou ad hoc.
  • Coordonner la logistique liée aux événements, conférences, rencontres d’affaires et autres activités professionnelles de la Présidente et, au besoin, des membres du comité de gestion.
  • Assurer la liaison avec les fonctions corporatives concernées afin de faciliter le traitement des demandes administratives.
• Coordination et suivi des dossiers
  • Soutenir la Présidente dans la coordination de projets, mandats et initiatives stratégiques et assurer les suivis requis auprès des parties prenantes.
  • Coordonner certains dossiers transversaux impliquant plusieurs départements ou partenaires.
  • Assurer une gestion efficace du flux d’information et veiller à ce que les informations, décisions et livrables soient transmis aux bonnes personnes en temps opportun.
  • Maintenir des outils de suivi permettant une visibilité claire sur l’avancement des dossiers et échéanciers.
  • Contribuer à l’amélioration continue des processus, outils et méthodes de travail du bureau de la Présidente.
• Communications et gestion documentaire
  • Coordonner certaines communications émanant du bureau de la Présidente et en assurer la diffusion.
  • Rédiger et réviser des courriels, communications, notes, comptes rendus et autres documents professionnels en français et en anglais.
  • Organiser et maintenir les dossiers, documents et informations du bureau de la Présidente, en assurant un haut niveau de confidentialité et de rigueur.
  • Effectuer toute autre tâche ou tout autre mandat ponctuel confié par la Présidente.

Profil recherché

• Parfait bilinguisme français-anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Diplôme collégial ou universitaire en administration, gestion, communication ou domaine connexe.
• Expérience pertinente en coordination, soutien à la direction ou gestion de projets.
• Excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités et de suivi.
• Grande autonomie, rigueur, jugement et souci du détail.
• Excellentes aptitudes de communication et capacité à interagir avec des interlocuteurs de différents niveaux.
• Tact, diplomatie et discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels et de situations sensibles.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement rapide et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word, PowerPoint et Excel.