Administrative Assistant in Québec

Filiale exclusive de la Caisse de dépôt et placement du Québec, CDPQ Infra agit à titre de donneur d’ouvrage et de maître d’oeuvre pour de grands projets d’infrastructures publiques. Nous assumons la responsabilité de toutes les phases des projets : conception, planification, financement, développement de projet, stratégie d’approvisionnement, réalisation et exploitation.

Sommaire du rôle

Travaillant au sein de la vice-présidence Projets, la personne titulaire du poste apporte un soutien aux professionnels, participe à la réalisation des objectifs d’affaires de l’équipe en contribuant à maintenir des relations de qualité avec courtoisie et professionnalisme, en assurant un suivi rigoureux des dossiers et en favorisant la collaboration et le travail d’équipe. Elle exécute différentes tâches administratives, mène à bien certains projets, révise et corrige des textes, règle des dossiers administratifs et organise certaines réunions.

Principales responsabilités

• Support général à la vice-présidence TramCité en lien avec :
• Coordination d’équipes multidisciplinaires;
• Le suivi d’actions et de livrables de projet;
• La préparation de présentations exécutives;
• La coordination de partenaires externes;
• La gestion documentaire de projet.

Support administratif

• Coordonne l’agenda du vice-président, planifie des réunions et en organise la logistique avec les partenaires internes et externes;
• Supporte le vice-président dans la gestion des correspondances, courriels et autres types de communication et documents;
• Assure le suivi rigoureux de bout en bout des documents qui requièrent des approbations internes au sein du projet et de CDPQ Infra en lien avec les autorités de la vice-présidence;
• Soutien le vice-président et l’équipe de projet dans la réservation de déplacement avec le support de l’agence de voyage de La Caisse;
• Soutien le vice-président et certains membres de l’équipe avec la production des comptes de frais;
• Révise les documents sur le plan grammatical et syntaxique et peaufine la mise en page;
• Participe aux exercices financiers trimestriels et annuels et supporter l’équipe dans la préparation des rapports.

Support matériel

• Assure la fonctionnalité matérielle et logistique du bureau de projet.

Exigences recherchées

• Détenir un DEC et/ou un certificat universitaire en administration ou en gestion documentaire;
• Posséder un minimum de 5 à 10 ans d’expérience en gestion documentaire ou dans le domaine de la bureautique.

Compétences

• Expérience pertinente dans une société de construction de projet d’infrastructure d’envergure (un atout);
• Expérience pertinente en secrétariat et en matière de gestion des documents de projets d’ingénierie (un atout);
• Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Acrobat et Teams);
• Faire preuve d’initiative, de rigueur et d’intégrité;
• Souci du détail;
• Capacité d’adaptation et à établir des priorités;
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Intérêt pour la comptabilité et le contrôle de coûts (un atout).

Travailler chez CDPQ Infra, ça représente quoi ?

• Une opportunité de travailler sur des projets concrets et d’envergure;
• Un accès à une multitude de ressources et surtout à des professionnels de domaines variés;
• Un espace de travail stimulant en plein cœur du centre-ville.

Note : Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue.

CDPQ Infra désire offrir des chances d'emploi égales à toutes et à tous. Nous invitons les femmes, membres de minorités visibles et ethniques, autochtones et personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous nous engageons également à poursuivre l'intégration de la diversité et à en faire une source d'enrichissement et de fierté pour l'ensemble de l'organisation.

Veuillez SVP nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d'adaptation au niveau du processus de recrutement.

Des études démontrent que les femmes et les membres de groupes traditionnellement sous-représentés ont tendance à appliquer sur un poste uniquement lorsqu’ils ou elles répondent à toutes les exigences. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, communiquez quand même avec nous !